Bei unternehmensübergreifenden, internationalen Teams wird besonders deutlich, dass jedes Teammitglied unterschiedlich „tickt“, kommuniziert und ein eigenes Rollenverständnis besitzt. Als Teamleiter sollten Sie sich Ihres eigenen Kommunikationsstils, Ihres eigenen Verständnisses bewusst sein und andere Stile verstehen und anwenden können. Das Ziel ist, auf diese Weise alle Personen in ein Boot zu holen. -> Dies ist ein Auszug aus einem Artikel von Jutta Witzel, der in der Zeitschrift „technische Kommunikation“ 03/2015 der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. am 20. Mai 2015 erschienen ist.
Da regelmäßige persönliche Treffen zu zeit- und kostenintensiv sind, kommunizieren verteilte Teams überwiegend über virtuelle Wege wie Smartphone, E-Mail oder auch internetbasierte Konferenzsysteme. Mediengestützte Kommunikation funktioniert anders als persönliche Kommunikation, bei der vieles „auf dem Flur“ oder bei einer Tasse Kaffee besprochen wird.
Emotionen darstellen
Weil im Gegensatz zum persönlichen Gespräch der virtuelle Kontakt nicht zufällig erfolgt, muss er regelmäßig und rechtzeitig mit allen verabredet werdet. Insbesondere sollte berücksichtigt werden, dass Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.
Bei medienbasierter Kommunikation ohne visuellen Kontakt wird mehr explizit ausgedrückt, was bei persönlichen Treffen durch Gesichtsausdruck, Gesten, Körperhaltung oder Stimmung rüberkommt. Ein Nicken beispielsweise sollte verbal ausgedrückt werden. Und um in einer längeren Telefonkonferenz zu signalisieren, dass Sie zuhören, sind kurze, zustimmende Bemerkungen hilfreich.
Über Wirkung nachdenken
Da Kontextinformationen fehlen, ist es ratsam, verstärkt über die Wirkung Ihrer Kommunikation im Vorfeld nachzudenken und die virtuelle, proaktive Kommunikation vorzubereiten. Hier einige Punkte, die sich bei der Vorbereitung virtueller Kommunikation noch stärker als bei persönlicher Kommunikation empfehlen [Black, J.; Dyson, Jl. (2014): Working virtually]:
→ Prüfen, welcher Kanal sich für die Situation eignet: E-Mail, direkte Kommunikation am Telefon, SMS, Telefonkonferenz, internetbasiertes Treffen mit Verteilen von Dokumenten
→ Bei E-Mails: Welcher Empfänger wird auf „to“ und welcher auf „cc“ gesetzt
→ Ziel der Kommunikation vereinbaren und rechtzeitig kommunizieren
→ Vorabinformation des Teams → Bei der Planung die Zeitzonen und
Arbeitszeiten einbeziehen, zum Beispiel dauert in Israel die Arbeitswoche von Sonntag bis Donnerstag
→ Vereinbarungen zur Vermeidung von Missverständnissen
→ Positive Nutzung der Heterogenität des Teams durch Einbeziehen der viel- fältigen Perspektiven und Stärken
Damit persönliche Beziehungen zueinander aufgebaut werden und Vertrauen entstehen kann, sollten sich die Teilnehmer bereits vor dem ersten virtuellen Treffen persönlich kennenlernen. Zudem ist es unerlässlich, dass sich das Team immer wieder persön- lich trifft, um im persönlichen Kontakt den Teamgeist aufzufrischen. Es sollte genügend Raum bestehen für informelle Gespräche und gemeinsame Erlebnisse wie Geschäfts- essen. Im Endeffekt wird damit der Kitt der Beziehungen untereinander gefestigt.
Jedes einzelne Medium und jeder Weg der Kommunikation hat seine Vor- und Nachteile. Weiteres dazu findet sich im Internet [Virtuelle-Teamarbeit].
Durch Persönlichkeit inspirieren
Wenn es Ihnen gelingt, zu Beginn der Zusammenarbeit durch Persönlichkeit, Präsenz und Wortwahl eine positive Atmosphäre zu schaffen und die Mitglieder zum gegenseitigen Kennenlernen einzuladen, ist schon einiges erreicht. Zudem ist es bei virtueller Zusammenarbeit wichtiger als beim persönlichen und direkten Umgang, die Beziehung zu den Mitarbeitern im Blick zu haben: Wenn Sie eine Störung klären möchten oder wenn Emotionen im Spiel sind, empfiehlt es sich, direkt zum Telefonhörer zu greifen oder ein direktes Treffen zu verein- baren. Schriftliche Äußerungen bergen das Risiko, falsch interpretiert zu werden, und können schnell zu Missverständnissen führen. Sie zu klären, ist mit deutlich mehr Auf- wand verbunden. Empfehlungen für virtuelle Treffen und E-Mail-Korrespondenz:
→ Was sind die kommunikativen Stärken bei Meetings? Welche Kommentare hat es am Ende von anderen Teilnehmern gegeben, was lässt sich verbessern?
→ Damit bei längeren Telefonkonferenzen alle im Boot bleiben: Fassen Sie zusammen, fragen Sie als Leiter nach, ob die Ausführungen verstanden wurden; holen Sie bei Vorschlägen regelmäßig und falls nötig einzeln die Zustimmung der Teilnehmer ein.
Lesen Sie weiter in dem Artikel in der Zeitschrift „technische Kommunikation“ Ausgabe 03/2015